Recruitment privacy (Poland)

W tym dokumencie opisujemy zasady zbierania, przetwarzania i zabezpieczania danych osobowych w ramach procesów rekrutacji jakie prowadzą spółki grupy SQUIZ. Zachęcamy do zapoznania się z poniższymi informacjami, a w razie pytań i wątpliwości do kontaktu z naszym Inspektorem Ochrony Danych (IOD) Rafałem Źróbeckim pod adresem mailowym: privacy@squiz.pl

Ten dokument ma na celu spełnienie wymogów art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej RODO.

Politykę stosować będziemy do wszystkich danych osobowych, które znajdą się w Twoim profilu kandydata oraz dokumentach rekrutacyjnych. Dotyczy to również notatek sporządzonych przez naszych pracowników w procesie rekrutacji.

Administrator danych

Administratorem Twoich danych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji jest spółka Grupy Squiz, jako pracodawca. Jeśli aplikujesz na stanowisko w Polsce - jest to spółka:

SQUIZ POLAND SP Z O O

Al. Wojska Polskiego 184C/20

71-256 Szczecin

rekrutacja@squiz.pl

Przez „Grupę Squiz” należy rozumieć spółkę Squiz PTY Ltd. z siedzibą w Sydney (Australia) oraz wszystkie spółki prawa handlowego powiązane z nią poprzez podporządkowanie kapitałowe lub organizacyjne, niezależnie od kraju ich siedziby, w tym w szczególności: Squiz UK Ltd. z siedzibą Londynie (Wielka Brytania), Squiz Scotland Ltd. z siedzibą w Edynburgu (Wielka Brytania), Squiz Group Services Ltd. z siedzibą w Sydney (Australia), Squiz Labs Ltd. z siedzibą Sydney (Australia), Squiz NZ Ltd. z siedzibą w Wellington (Nowa Zelandia), Squiz Inc. z siedzibą w Nowym Jorku (Stany Zjednoczone Ameryki Północnej), Funnelback Inc. z siedzibą w Seattle (Stany Zjednoczone Ameryki Północnej) oraz Squiz Poland Sp. z o. o. z siedzibą w Szczecinie.

Zakres obowiązywania

Twoje dane osobowe przetwarzane będą w celach rekrutacyjnych (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO) na podstawie Twojej dobrowolnej zgody. Wykorzystamy je również w celu skontaktowania się z Tobą w procesie rekrutacji.

Jeśli złożymy Ci ofertę pracy Twoje dane mogą zostać wykorzystane przez administratora
w celach związanych z nawiązaniem stosunku pracy.

W przypadku, gdy nie zaproponujemy Ci pracy, zachowamy Twoje dane osobowe i będziemy je przetwarzać do celów przyszłych rekrutacji, jeśli wyraziłeś na to stosowną zgodę w treści swojej aplikacji.

Twoje dane zachowamy przez okres 24 miesięcy od ich otrzymania, za Twoją wyraźną zgodą. Po tym czasie, Twój profil kandydata i wszystkie przechowywane dokumenty, zostaną usunięte z naszej bazy, pod warunkiem, że w ciągu poprzedzających 18 miesięcy nie odnotujemy w systemie żadnych komentarzy, e-maili, spotkań ani innych działań związanych z Twoją kandydaturą. Baza kandydatów jest zarządzana przez Squiz PTY Ltd. z siedzibą w Sydney (Australia), która jest administratorem tej bazy.

Odbiorcy

Dostęp do Twoich danych osobowych mają wyłącznie uprawnieni pracownicy Grupy Squiz, odpowiedzialni za prowadzenie procesu rekrutacji, na który aplikujesz lub którzy wykorzystują Twoje dane na potrzeby innych rekrutacji, wyszukując Twoich danych w bazie kandydatów.

System rekrutacyjny Workable, z którego korzysta Administrator, jest zarządzany przez Workable Software Limited z siedzibą w Wielkiej Brytanii, a Twoje dane osobowe mogą być transferowane i przechowywane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, za pośrednictwem tego systemu, do następujących krajów:

Australii - na podstawie art. 49 ust. 1 lit b) RODO w związku z tym, że przekazanie danych osobowych za pośrednictwem systemu do podmiotów z Grupy Squiz, które mają siedzibę w Australii jest niezbędne do wprowadzenia w życie środków przedumownych – czyli przeprowadzenia tej rekrutacji oraz kolejnych rekrutacji (jeżeli wyraziłeś na to zgodę).
Nowej Zelandii - na podstawie art. 45 ust. 1 RODO, tj. w oparciu o decyzję wykonawczą Komisji z dnia 19 grudnia 2012 r. wydaną na mocy dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie odpowiedniej ochrony danych osobowych w Nowej Zelandii (utrzymaną w mocy na gruncie RODO),
USA - na podstawie:

art. 45 ust. 1 RODO, tj. w oparciu o decyzję wykonawczą Komisji (UE) 2016/1250 z dnia 12 lipca 2016 r. przyjętą na mocy dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady, w sprawie adekwatności ochrony zapewnianej przez Tarczę Prywatności UE-USA, w związku z przekazaniem danych podmiotowi figurującemu w wykazie podmiotów uczestniczących w programie „Tarczy Prywatności” prowadzonym i udostępnianym publicznie przez Departament Handlu Stanów Zjednoczonych albo
art. 49 ust. 1 lit b) RODO – w stosunku do tych podmiotów mających siedzibę
w USA, które nie zadeklarowały przystąpienia do programu „Tarcza Prywatności”,
a które przetwarzać będą dane osobowe w związku z wprowadzeniem w życie środków przedumownych – czyli przeprowadzeniem tej rekrutacji oraz kolejnych rekrutacji (jeżeli wyraziłeś na to zgodę).

Podmioty, którym dane zostały przekazane na podstawie art 49 ust. 1 lit. b) RODO, przetwarzają dane w oparciu o inne standardy ochrony danych osobowych, niż te wskazane w RODO. Tym niemniej Squiz podejmuje środki organizacyjne i techniczne dla zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych przez te podmioty. W tym szczególności ogranicza transfer danych poza EOG wyłącznie w zakresie współpracy ze spółkami Grupy Squiz oraz
z Workable Software Limited (która publikuje listę podmiotów przetwarzających dane osobowe w ich imieniu, spoza obszaru EOG, na stronie Workable).

Podstawy prawne i cele przetwarzania

Twoje dane osobowe w zakresie wskazanym w przepisach prawa pracy będą przetwarzane w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Natomiast inne dane, w tym dane do kontaktu, przetwarzane będą na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), która może zostać odwołana w dowolnym czasie. Squiz będzie przetwarzał te dane osobowe, także w kolejnych naborach pracowników.

Jeżeli w dokumentach zawarte są dane, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO konieczna będzie Twoja zgoda na ich przetwarzanie (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), która może zostać odwołana w dowolnym czasie.

Przepisy prawa pracy jako podstawa prawna przetwarzania: art. 22 (1) § 1 i 3 Kodeksu pracy. Podanie danych osobowych w tym zakresie jest konieczne do zawarcia umowy o pracę. Pozostałe dane, przekazywane na podstawie zgody, są podawane dobrowolnie (ich nie podanie będzie skutkowało brakiem możliwości powiadomienia Cię o nowych ofertach pracy w Grupie Squiz, którymi możesz być zainteresowany).

Twoje dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Okres przechowywania danych

Twoje dane osobowe będą przechowywane do zakończenia procesu rekrutacji, w której brałeś udział. A w przypadku wyrażenia dodatkowej zgody - przez okres do 24 miesięcy od momentu ich otrzymania albo do czasu wycofania zgody. Jednakże cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na ważność czynności przetwarzania podjętych przed jej wycofaniem.

Dostęp, poprawianie i usuwanie danych

Masz prawo dostępu do swoich danych, w tym uzyskania ich kopii, sprostowania danych, żądania ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz przeniesienia podanych danych (na których przetwarzanie wyraziłeś

zgodę) do innego administratora danych.

Oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych wymaga jego złożenia w formie pisemnej na adres administratora, podany wyżej, lub elektronicznie na adres mailowy: rekrutacja@squiz.pl

Zabezpieczenia

Podejmujemy odpowiednie środki w celu zapewnienia bezpieczeństwa wszystkich danych osobowych, w tym środki bezpieczeństwa, aby zapobiec przypadkowej utracie danych osobowych, ich wykorzystaniu lub dostępowi w sposób nieautoryzowany. Ograniczamy dostęp do Twoich danych osobowych tylko do tych osób, które muszą mieć do nich dostęp ze względu na realizowane zadania. Osoby przetwarzające Twoje dane będą to robić wyłącznie w autoryzowany sposób i podlegają obowiązkowi zachowania poufności.

Posiadamy również procedury postępowania w przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa danych. Powiadomimy Ciebie i odpowiedni organ nadzoru nad ochroną danych osobowych o naruszeniu ochrony tych danych, jeżeli będziemy do tego prawnie zobowiązani.

Skargi

Masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (www.uodo.gov.pl), gdy uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych, dotyczących rekrutacji, narusza przepisy RODO.